Cosa fa SignBook?
Con SignBook puoi scambiare e firmare la documentazione, sia all’interno sia all’esterno della tua organizzazione, rendendo le operazioni molto più comode e semplici, con un notevole risparmio di tempo.
La firma avviene da remoto, mediante pc, tablet o smartphone. Puoi scegliere il tipo di firma: Semplice, Avanzata, Qualificata, in base al documento ed al processo da sottoscrivere. Riconosci a distanza i firmatari ai fini FEA (Firma Elettronica Avanzata), grazie alla modalità di riconoscimento online integrata. Puoi gestire pratiche formate da più documenti, o firmate da diversi firmatari. Inoltre, SignBook è integrato con Business Experience e permette di personalizzare testi e-mail, messaggi, mittenti, loghi e altro.
Vantaggi e benefici della firma elettronica
- Conformità legale. Garantisce l’autenticità della firma e l’integrità del documento, non può essere falsificata o alterata e pertanto ha elevato valore probatorio permettendo di tracciare tutte le fasi di gestione del documento, come chi lo ha firmato e quando
- Risparmio. Elimina la necessità di stampare, spedire o consegnare, archiviare fisicamente i documenti consentendo una sensibile riduzione dei costi legati alla gestione della carta, della logistica e della conservazione
- Efficienza. I documenti possono essere firmati in pochi minuti, pertanto, accelerano i tempi di approvazione e di conclusione negoziazioni
- Sostenibilità. Contribuisce alla sostenibilità ambientale riducendo l’uso di carta, dei materiali di consumo e dei costi di carburante
- Immagine e comodità. Fornisce un’immagine più moderna all’azienda e consente alla controparte di firmare documenti ovunque utilizzando un dispositivo digitale
- Integrazione e produttività. La firma elettronica integrata con Business permette di automatizzare al massimo i processi aziendali e la gestione dei rapporti con clienti, fornitori, agenti, ecc..
Signbook – Funzioni e tipologia di firme gestite
Signbook è una soluzione cloud del gruppo Zucchetti che consente di gestire l’intero iter amministrativo legato alla firma dei documenti in formato digitale, utilizzando dispositivi come PC, smartphone o tablet per:
- creare pratiche, ossia uno o più documenti firmati in un unico processo
- inviarle al firmatario e verificarne lo stato di avanzamento
- firmare digitalmente i documenti con inserimento di codice OTP di conferma.
Le funzionalità di SignBook possono essere ulteriormente estese attraverso l’utilizzo di alcuni dei servizi aggiuntivi già disponibili all’interno di NTS Digital Hub quali il Certificato di Firma Remota Automatica e la Conservazione digitale per la conservazione a norma dei documenti firmati digitalmente.
La soluzione permette di apporre diverse tipologie di firme elettroniche
- Firma Elettronica Semplice (FES). Caratterizzata da un ampio spettro di utilizzo (es.: contratti commerciali, termini e condizioni, preventivi e ordini, moduli aziendali), mette a disposizione un processo sicuro e affidabile tramite l’invio di un codice OTP (One Time Password) via E-mail o SMS, che garantisce che solo chi possiede il dispositivo autorizzato possa completare il processo di firma
- Firma Elettronica Avanzata (FEA). Più complessa rispetto alla FES, prevede un elevato valore probatorio ma deve soddisfare una serie di requisiti organizzativi e normativi previsti dal DPCM 22 febbraio 2013, tra cui il riconoscimento preventivo dell’identità del firmatario e il rispetto di obblighi in carico al soggetto che decide di utilizzarla
Integrazione con Business Experience
Una consolle dedicata consente di monitorare e gestire i documenti provenienti dal software gestionale o caricati manualmente, permettendo di avviare direttamente dal software gestionale tutto il processo di Firma Elettronica FES. Nella prima versione, DSS non gestisce il processo di firma FEA, ristretto a casistiche più limitate e demandato pertanto alla fruizione diretta nell’area digitale Signbook.
Fai firmare i tuoi documenti con SignBook!
Digitalizza il processo di firma con SignBook, sfrutta i vantaggi della dematerializzazione: semplifichi gli iter amministrativi, risparmi e velocizzi i processi di gestione dei documenti!