Con il modulo E-mail Integrata, NTS Informatica ha realizzato uno strumento di posta elettronica integrato nel software gestionale. L’obiettivo principale, alla base di questo prodotto, è stato quello di consentire la rintracciabilità delle e-mail scambiate nel minor tempo possibile, senza dover ricercare le e-mail sparse all’interno delle cartelle del proprio client di posta. E-mail Integrata, è stato progettato da NTS Informatica utilizzando lo stesso framework del gestionale ERP Business Experience, con il quale condivide la base dati e l’interfaccia utente. Il modulo si rivolge a tutte le aziende che, utilizzando in modo intensivo la posta elettronica per lo scambio di comunicazioni e documenti con clienti, clienti potenziali (lead) e fornitori, desiderano poter “tracciare” la corrispondenza per ciascun soggetto, mantenendo tutti i riferimenti per ordine, bolla, fattura, offerta e trattativa commerciale. Il modulo può essere inoltre utilizzato in fase di spedizione e-mail, evitando così i messaggi di autorizzazione alla spedizione del messaggio da parte di client di terze parti (come MS-Outlook©). Le funzioni di E-mail Integrata permettono di inviare e ricevere in modo automatico ed interattivo messaggi di posta elettronica, sia da una specifica consolle del software Business (client di posta), in grado di sostituire le varie classiche versioni di MS-Outlook©, sia eseguendo abituali operazioni gestionali, che generano documenti in formato MS-Word©, o PDF.
Struttura del modulo
La ricezione della posta è centralizzata. Ad ogni intervallo, Business contatta il server di posta ed effettua il download della nuova posta ricevuta, rendendola disponibile per la visualizzazione sui client. L’invio è eseguito direttamente dal client, che si occupa di contattare il server di posta e di spedire il messaggio di posta elettronica. Mentre si utilizza il modulo E-mail connesso a un server di posta, è possibile continuare ad usare anche altri client di posta, con‑gurati tramite un qualsiasi protocollo supportato dal server. L’e-mail, inviata o ricevuta, è memorizzata sui Database di Business. Gli allegati sono archiviati su una cartella condivisa del server, parametrizzabile a cura dell’utente. Per garantire la massima riservatezza dei dati, il contenuto degli allegati viene criptato così da renderne impossibile l’identificazione e la visualizzazione. La connessione del modulo E-mail è possibile verso qualsiasi tipo di server che supporti i protocolli IMAP, POP3 e SMTP con connessione non criptata o con codifica SSL.
Funzionamento con POP3 e SMTP
Il modulo si connette al server di posta per la ricezione dei dati tramite il protocollo POP3, mentre l’invio è effettuato sfruttando SMTP.
Funzionamento con IMAP (Internet Message Access Protocol)
Con il protocollo IMAP, l’accesso alla propria posta è interattivo e può avvenire sia online che oine. Il client di posta rimane sempre connesso; in questo modo diventa dipendente dal Server di posta che si utilizza per l’invio e per la ricezione, ottenendo così una sincronizzazione totale di tutte le operazioni di lettura, modifica, etc..
Tracciabilità dei messaggi E-mail
La tracciabilità dei messaggi può avvenire tramite collegamento agli indirizzi e-mail di clienti, fornitori, lead o operatori di Business Linea Net. È possibile anche aggiungere ulteriori contatti, non direttamente presenti tra gli indirizzi dei mittenti o dei destinatari. Ogni e-mail può essere collegata ad un documento, a scelta tra quelli generabili da:
- Gestione Documenti di magazzino;
- Gestione Ordini\Impegni\Preventivi;
- Gestione Offerte (solo in presenza del modulo CRM);
- Scadenze.
Infine, se si dispone del modulo CRM, è sempre possibile collegare una specifica e-mail ad attività e opportunità.
Documentazione
Scarica ora il depliant del modulo E-mail integrata.