L’anagrafica generale è un archivio comune pensato per contenere i dati anagrafici di tutti i soggetti che possono interessare in qualche modo la gestione. In particolare quindi, per una azienda i clienti ed i fornitori; per uno studio commerciale le ditte, i clienti ed i fornitori delle ditte, i rappresentanti fiscali ecc.. In generale l’utilizzo dell’anagrafica generale può risultare un appesantimento nelle gestioni aziendali soprattutto su installazioni di una singola ditta o di poche ditte non collegate/relazionate fra loro, in quanto non si pone praticamente mai il problema di gestire archivi di clienti/fornitori comuni. D’altra parte, l’utilizzo dell’anagrafica generale risulta indispensabile negli studi commerciali che hanno problematiche di gestione di centinaia di ditte e dei relativi clienti/fornitori ad esse associati (clienti/fornitori c
he spesso e volentieri possono essere comuni). In fase di creazione di una Anagrafica Generale, proprio per la varietà dei soggetti che possono essere suoi costituenti (ditte, clienti o fornitori, rappresentanti fiscali, ecc.) risultano determinanti le seguenti informazioni:
- persona fisica o giuridica informazione che piloterà la richiesta di altri dati, quali ad esempio i dati di nascita (se trattasi di persona fisica) i dati di costituzione (se trattasi di persona giuridica)
- soggetto residente o non residente in Italia informazione che piloterà la richiesta di dati aggiuntivi se il soggetto è non residente (cioè non italiano)
- professionista ( cioè se soggetto che produce, ai fini fiscali, reddito d’arti e professioni, oppure se produce reddito di impresa)
Una volta inserita una nuova anagrafica generale, oltre ad essere alimentato l’archivio predisposto a contenere tale informazione, sarà alimentato anche un archivio (Storico dell’Anagrafica Generale) adibito a contenere la storia di tutte le modifiche effettuate sui dati che la costituiscono. Ciò proprio per fare in modo che sia sempre possibile ricostruire nella sua interezza (per stampe/interrogazioni, per semplice consultazione o modifica) una particolare anagrafica con i dati ad essa relativi validi ad una certa data. In considerazione di ciò, quando si vuole visionare una anagrafica generale già esistente, viene sempre richiesta preventivamente dal programma una data (‘Data di modifica’) che sarà usata per visualizzare i dati dell’anagrafica generale validi alla data appena indicata.
Se in anagrafica cliente viene modificato un qualsiasi campo (anche un campo non presente in anagrafica generale ma solo in anagrafica cliente), viene comunque generato un nuovo record di anagrafica generale. D’altra parte la modifica di un qualche dato relativo ad una determinata anagrafica, avrà come conseguenza la registrazione, nell’archivio adibito a contenere lo storico di tale anagrafica, di tali variazioni alla data specificata. La gestione di una storicizzazione delle informazioni costituenti una anagrafica generale, risulta molto utile in ambito fiscale quando sono frequenti stampe/dichiarazioni che devono effettuare ricostruzioni ‘a data’ di specifiche anagrafiche.
I programmi che utilizzano i dati anagrafici storici dell’anagrafica generale, ai fini delle stampe, per i clienti/fornitori, sono i seguenti:
- Stampa Libro giornale
- Stampa Registri Iva
- Stampa dichiarazioni sostituto d’imposta (certificazione per le ritenute operate)
L’archivio contenente la ‘storia’ di tutte le modifiche apportate nel tempo ad una anagrafica generale è sempre accessibile, una volta selezionata una determinata anagrafica generale, attraverso l’apposito pulsante Storico Anagrafica. Della struttura di una anagrafica generale fanno parte anche gli Indirizzi. Infatti per ogni anagrafica generale è sempre possibile caricare i dati relativi alla Sede anagrafica ma a seconda delle varie casistiche/tipologie di soggetti costituenti la anagrafica stessa, può essere necessario indicare tutta una serie di altri indirizzi. L’effetto finale è quello di potere avere più indirizzi per una stessa anagrafica generale.