Business File è la soluzione di NTS Informatica che consente di archiviare, classificare, fascicolare, ricercare e condividere qualsiasi tipo di file o di documento, sia in rete locale che tramite internet.
Il software di archiviazione elettronica permette di gestire e organizzare grandi quantità di informazioni; può essere installato in modalità stand alone ma è anche in grado di integrarsi al gestionale in uso, consentendo di catalogare automaticamente i documenti prodotti dal sistema ERP.
Business File
- migliora i flussi lavorativi evitando gli errori di registrazione;
- minimizza il tempo per l’archiviazione e le ricerche;
- elimina la duplicazione delle informazioni;
- permette la condivisione degli archivi con livelli di accesso differenziati;
- associa i dati e organizza i documenti in entrata e in uscita.
Le piccole e medie imprese possono ottenere numerosi vantaggi e benefici con l’adozione di Business File il modulo per l’archiviazione elettronica dei documenti:
- risparmio, grazie alla riduzione dei documenti cartacei e dei costi di gestione degli archivi;
- produttività, grazie alla riduzione degli errori e della duplicazione delle informazioni;
- sicurezza, grazie ad un archivio digitale facile da proteggere e conservare il quale può essere fruibile con livelli di accesso differenziati per i vari utenti.
Business File consente di archiviare, classificare, fascicolare, ricercare e condividere qualsiasi tipo di file o di documento, sia in rete locale che tramite internet. Il software se integrato con Business, consente di archiviare e catalogare automaticamente i documenti prodotti dal sistema ERP. Collegato ad uno o più scanner, consente di indicizzare e memorizzare i documenti cartacei. Business File visualizza i documenti con un visualizzatore integrato, che supporta il formato PDF e tutti i più diffusi formati grafici:
- TIF multi pagina;
- GIF;
- JPG;
- JPEG;
- BMP;
- con un programma esterno associato al documento.
Business File, una volta individuato il documento elettronico archiviato, permette di preparare automaticamente un messaggio di posta elettronica che include il documento come allegato. L’integrazione di Business File con il programma ERP Business Cube prevede tabelle di base predefinite legate ad alcuni oggetti provenienti dal gestionale, quali ad esempio le anagrafiche clienti, fornitori e articoli. Il sistema viene fornito con una serie di categorie preconfigurate che rispecchiano i tipici documenti di Business, quali ad esempio impegni cliente, ordini fornitore, DDT ricevuti ed emessi, fatture immediate, registrazioni di prima nota. È possibile creare nuove categorie di documenti, aggiungere campi personalizzati per ogni categoria e personalizzare l’interfaccia di indicizzazione. In fase di archiviazione Business File è in grado di popolare automaticamente i campi di una categoria definiti dall’utente prelevandoli dall’oggetto di Business (ad esempio, nel caso di una registrazione contabile di una fattura ricevuta, il sistema consente di popolare nella categoria i riferimenti della registrazione, i dati del fornitore e della partita). Per i documenti di origine esterna a Business, l’utente può selezionare manualmente i documenti elettronici da associare all’oggetto, mentre per quelli prodotti da Business (ad esempio le fatture attive o gli impegni/ordini), il sistema consente di procedere in automatico alla generazione del documento in formato PDF ed alla sua archiviazione con la possibilità di scegliere in fase di parametrizzazione il report da utilizzare.
Modalità di installazione : è possibile installare Business File in due diverse modalità:
- stand alone
- integrata al programma ERP Business Cube o ad altro gestionale in uso
La nuova architettura progettuale di Business File, permette di poter fruire della soluzione di gestione documentale sia se presenti in azienda da Desktop, che fuori dall’azienda in mobilità on-line utilizzando un browser oppure off-line utilizzando l’App scaricabile sia sul Play Store Android che IOS, quindi fruibile da Tablet o Smartphone.
La conservazione dei documenti archiviati può essere effettuata “in house”, ovvero presso il cliente stesso, oppure avvalendosi di servizi “in cloud”.
Archiviazione documentale sostitutiva
La normativa prevede la possibilità per le aziende di archiviare digitalmente i propri documenti a rilevanza fiscale con modalità che permettono la sostituzione a tutti gli effetti dell’archivio cartaceo. In questo caso i documenti vengono archiviati in un’area sicura che deve garantire la conservazione per i 10 anni minimi previsti dalla normativa. Il nostro consiglio è di evitare di gestire direttamente in azienda i sistemi di archiviazione ma di appoggiarsi ad aziende specializzate che offrono questo servizio con garanzia di continuità. A tal fine la nostra offerta comprende anche soluzioni dimensionabili in base ai volumi di dati da gestire.
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