Il 1° gennaio 2022 sono entrate in vigore le Nuove linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Le novità
Tra le novità introdotte è stato chiarito che il Conservatore (Alias Group – DocEasy) non può più ricoprire il ruolo di Responsabile della Conservazione (RdC) come fatto fino al 31/12/2021.
Come conseguenza di questo cambio normativo è ora necessario, per poter procedere alla Conservazione dei documenti, “nominare” come RdC una persona fisica all’interno della tua Azienda o un soggetto esterno (Terzo).
Quali attività e responsabilità sono in carico al RdC?
1. La predisposizione del manuale di Conservazione;
2. La verifica dello stato della Conservazione dei propri documenti prima della decorrenza dei termini di conservazione e la risoluzione dei problemi che impediscono la conservazione dei documenti;
3. L’assunzione della Responsabilità giuridica generale sui processi di Conservazione.
Cosa rischia per responsabilità civile il RdC?
Se non si redige il Manuale di Conservazione si applica quanto riportato nell’articolo 9, primo e secondo comma del D.Lgs 471/97: “Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte […], è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000”.
Cosa fare per adeguarsi alla nuova normativa?
Puoi adeguarti alla normativa ed essere in regola rispetto agli adempimenti obbligatori in 2 diversi modi:
| Caso 1 – La tua Azienda assume il ruolo di RdC le attività e i compiti del RdC vengono svolti da una persona fisica appartenente alla tua Azienda. Come previsto dalle regole AGID, è’ necessario che l’RdC nominato abbia adeguate competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche.Cosa proponiamo? La partecipazione ad un corso di formazione in e-learning dedicato alla conservazione digitale e alla figura del RdC della durata di 2h e 30 minuti. Al superamento di un test finale viene rilasciato un attestato di partecipazione e avrai a tua disposizione la normativa e una breve guida di DocEasy. |
| Caso 2 – Un soggetto Terzo assume il ruolo di RdC Non è necessario acquisire competenze specifiche interne alla tua azienda, tutte le attività e responsabilità in carico al RdC vengono delegate a un’Azienda esterna alla tua organizzazione. L’azienda esterna si occuperà per te della redazione del manuale di Conservazione e delle attività di verifica e controllo, in aggiunta ad assumersi la responsabilità civile attribuita dalla normativa alla figura del RdC. |
Nel caso di soggetto Terzo sono disponibili 3 diverse possibilità
| Italsoluzioni
In qualità di partner Alias Group, si propone come RdC (servizio professionale). Italsoluzioni ha ricevuto da Alias Group adeguata formazione e supporto per il proprio personale. |
| Lo Studio Commercialista
Lo studio di consulenza dell’azienda, si propone come RdC. Alias Group offre ai commercialisti un corso di formazione gratuito e fornisce il materiale commerciale e normativo |
| Soggetto Terzo
Alias Group propone un soggetto terzo con comprovate competenze per l’erogazione di un servizio professionale |
Domande e risposte
Il Manuale di Conservazione
È presente una funzione su DocEasy che consente di generare il manuale? Su DocEasy è presente una sezione relativa alla generazione del manuale di conservazione. Questa sezione è in corso di aggiornamento in conformità alle nuove linee guida di AGID e verrà rilasciata nel corso del mese di ottobre. In attesa del rilascio è possibile richiedere il template da personalizzare con i propri dati per generare manualmente il manuale aprendo una richiesta di assistenza al Customer Care tramite il portale di ticketing.
Qual è il termine della compilazione del manuale? Non c’è un termine preciso perché, come indica la normativa, il manuale deve essere disponibile in caso di controllo.
Il manuale deve essere generato e aggiornato dal Titolare o dal Responsabile esterno? Dal 2018 al 2021 non era compito di Alias Group generarlo e conservarlo? Il manuale deve essere generato e manutenuto dal Responsabile della Conservazione, sia esso interno o esterno. Fino al 31/12/2021 Alias Group ha ricoperto il ruolo di RdC quindi la generazione del manuale è stata eseguita da noi. Dal 1° gennaio 2022 il manuale deve essere prodotto e aggiornato dal RdC nominato dal Cliente.
I manuali redatti da Alias Group ad inizio conservazione verranno rilasciati a Clienti e Partner? Dal 1° gennaio 2022 il manuale dovrà essere generato e manutenuto dal RdC nominato dal Cliente. È sufficiente avere solo l’ultima versione del manuale che contiene le informazioni relative ai documenti conservati e ai RdC relativi agli anni precedenti. I manuali redatti ad inizio conservazione non verranno rilasciati in quanto l’ultima versione del manuale contiene i “fatti” storici della conservazione del Cliente.
Il manuale dal 2018 al 2021 è stato conservato da Alias Group, corretto? La normativa non esprimeva un obbligo chiaro al riguardo, pertanto abbiamo redatto il manuale di conservazione valido per tutti i Clienti. Parallelamente abbiamo dato facoltà ai Clienti di personalizzarlo scaricando il proprio manuale all’interno di DocEasy. Nei prossimi mesi renderemo disponibile la funzionalità di conservazione affinché ogni Cliente, oltre a generare il proprio manuale, possa inviarlo in conservazione.
Le fatture del 2021 sono coinvolte in questa modifica della norma? Sì, sono coinvolti tutti i documenti conservati a partire dal 01/01/2022, data in cui è entrata in vigore la nuova normativa.
Il manuale deve essere obbligatoriamente stampato o può essere conservato come pdf? Dal prossimo ottobre potrà essere salvato come pdf. Sarà possibile nel primo trimestre 2023 inviarlo in conservazione direttamente all’interno di DocEasy.
Responsabilità del RdC e sanzioni
Oltre alla mancanza di manuale e di nomina ci sono altre sanzioni? La sanzione è prevista per la mancata esibizione del Manuale della Conservazione oppure per la richiesta di responsabilità giuridica avanzata dal Cliente nei confronti del RdC. Per la mancata nomina non sono previste sanzioni ma senza di essa non è possibile procedere alla conservazione dei documenti.
La sanzione amministrativa va all’azienda o al Responsabile della conservazione interno all’azienda? Se Il Partner forma un collaboratore interno per diventare RdC quest’ultimo potrebbe avere qualche responsabilità personale? La sanzione è sempre comminata all’azienda la quale potrebbe rivalersi sul RdC. Il RdC ha sempre una responsabilità civile personale.
Cosa comporta la responsabilità giuridica del RdC? L’azienda che riceve una sanzione per un problema sulla conservazione dei documenti potrebbe avanzare una richiesta di risarcimento danni verso il RdC.
Il RdC è responsabile giuridicamente solo dal punto di vista civile o anche penale? La responsabilità è solo civile.
È necessario far firmare un contratto per nominare il RdC? Tra Titolare e RdC nominato è necessario firmare un documento di nomina formale. Alias Group mette a disposizione un modello da utilizzare a questo scopo.
È possibile avere a disposizione la bozza della nomina da far verificare alla nostra area che si occupa di GDPR? Certo, la bozza della nomina è scaricabile da DocEasy nella sezione “Conservazione -> Configurazione”. Spostando il flag “Legale Rappresentante” su “NO” nella schermata in cui devono essere inseriti i dati del RdC appare un pop up con un link per scaricare la bozza del documento di nomina.
L’atto di nomina per il responsabile della conservazione deve essere datato gennaio 2022 dato che in precedenza era Alias Group, giusto? Corretto, Alias Group è stato Responsabile fino al 31/12/2021, perciò suggeriamo di indicare come data inizio mandato 01/01/2022 così da non lasciare periodi scoperti.
La nomina del Responsabile della Conservazione
I documenti inseriti nella sezione “Libri e Registri” del portale DocEasy sono soggetti al controllo del RdC? Sono soggetti al controllo del RdC anche tutti i documenti archiviati in conservazione digitale sostitutiva – “Libri e Registri”.
Il titolare dell’azienda può nominarsi come responsabile della conservazione? Assolutamente sì, generalmente è proprio il titolare ad essere considerato il Responsabile della conservazione se non viene nominato un soggetto terzo. In questo caso è solo necessario indicare i dati del RdC e del soggetto produttore all’interno di DocEasy.
Il RdC può essere anche un’azienda Terza? Sì, può essere anche un’azienda Terza. Consigliamo di verificare che l’Azienda Terza sia in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche come prescritto dalla normativa. Sarà facoltà di Alias Group richiedere al RdC l’evidenza delle idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche richieste dalla norma. Nel caso vengano rilevate competenze non adeguate Alias Group potrebbe rifiutare la delega.
Se il Cliente nomina il Partner chi è all’interno dell’azienda che viene nominato? Si tratta sempre di una persona fisica? La nomina è sempre di una persona fisica, quindi il Cliente stipulerà un accordo con il Partner che a sua volta avrà individuato un collaboratore interno che potrà essere nominato dal Cliente. Alias group mette a disposizione il modello di contratto e di nomina.
Il responsabile della conservazione è obbligatorio per tutte le aziende indipendentemente dal volume d’affari? Si, non ci sono limitazioni né eccezioni.
In caso di azienda individuale dove il titolare è l’unico soggetto si deve nominare necessariamente un soggetto esterno come RdC? non può essere lo stesso titolare? Sono valide entrambe le opzioni. Il ruolo di RdC può essere ricoperto dallo stesso titolare o può decidere di nominare un soggetto terzo. In entrambi i casi la nomina va successivamente indicata in DocEasy nell’apposita sezione di conservazione.
Tempo fa ci avete chiesto di indicare sul portale DocEasy il nominativo del responsabile della conservazione, corretto? Corretto, i nominativi inseriti prima del 1° gennaio 2022 sono ancora disponibili nello storico responsabili e compariranno nello storico dei RdC nel manuale di conservazione.
Ci sono collegamenti tra la nomina del RdC e le nomine disciplinate dal GDPR? L’art 44 comma 1-quarter del CAD prevede che il responsabile della conservazione operi d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi. Non sono indicate regole specifiche ma è inteso che il RdC deve, nell’espletare i suoi compiti, tenere in considerazione i temi privacy e cybersecurity.
Se un’azienda non fa una nomina formale di RdC è implicito che il RdC sia il titolare o comunque va dichiarato? In caso di Cliente “persona giuridica” si consiglia di effettuare la nomina anche se il ruolo RdC è ricoperto dal titolare. In caso di ditta individuale senza nomina specifica di fatto il RdC è il titolare. Resta inteso che in qualunque caso i dati del RdC devono essere inseriti in DocEasy.
Per le aziende secondarie collegate a quella principale dovrà essere nominata un’altra persona? Ad oggi le secondarie non hanno nemmeno effettuato la firma del contratto. Tutte le aziende sono tenute a nominare un RdC e indicare i riferimenti all’interno di DocEasy; n assenza di nomina non è possibile procedere alla conservazione dei documenti. Più aziende collegate possono nominare lo stesso soggetto fisico come RdC. Si fa presente che il contratto ha come oggetto, oltre all’invio delle fatture, anche la conservazione digitale a norma, per questo motivo la firma del contratto è obbligatoria. Le aziende secondarie (organizzate per gruppi così come spiegato nel webinar) inizieranno la procedura di firma del contratto a partire dal 15 settembre unitamente all’avvio del processo di conservazione. Tali Clienti avranno tempo fino al 31/03/2022 per firmare il contratto, dopo tale data gli accessi alla piattaforma verranno bloccati.
Ci sono dei certificati o attestati che obbligatoriamente deve possedere il responsabile della conservazione? L’Art. 4.5 delle Regole Tecniche prescrive che il RdC deve essere in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed
archivistiche senza peraltro entrare nel dettaglio. Per questo motivo è consigliabile che il RdC frequenti dei corsi oppure abbia già in passato ricoperto questo ruolo. Anche se il RdC non è in possesso di particolari attestati, in caso venga richiesto qualunque cosa al RdC in merito alla conservazione digitale ci si aspetta che sia competente e in grado di gestire le richieste. A coloro che partecipano al corso e-learning sulla conservazione a norma di Alias Group, dopo il superamento di un test finale,
viene rilasciato un certificato che non ha valore legale ma attesta che è stato frequentato un percorso di formazione dedicato alla conservazione digitale e al ruolo e ai compiti del RdC.
Come si integra (o si sovrappone) questo tipo di conservazione con la conservazione alla quale il Cliente (o lo studio come delegato) ha aderito sul portale fatture e corrispettivi di AdE? È sempre possibile avere più di un conservatore, quindi è possibile effettuare la conservazione sia con Alias Group sia con AdE. All’interno del manuale di conservazione è necessario indicare tutti i conservatori. Si fa notare che alla data in cui si risponde a questa domanda sia le condizioni di utilizzo del servizio sia il manuale della conservazione, disponibili sul sito dell’Agenzia delle Entrate, non risultano essere conformi con le attuali linee guida emanate da AGID.
Fino al 2021 c’era un manuale già predisposto da Alias Group, è corretto? Corretto, Alias Group ha predisposto il “Manuale di Conservazione” per il sistema di conservazione, uguale per tutti i Clienti. In aggiunta era disponibile una sezione in cui scaricare il manuale specifico per il Cliente già predisposto da Alias Group. La sezione è stata temporaneamente nascosta per adeguare la generazione del manuale alle nuove regole tecniche e sarà nuovamente disponibile nel corso del mese di ottobre 2022.
Per gli anni pregressi la conservazione è comunque garantita da Alias Group fino al 31.12.2021? La conservazione è sempre garantita da Alias group. L’unica differenza rispetto agli anni passati è che dal 01/01/2022 perché il
processo automatico possa funzionare su DocEasy deve essere configurata l’area di conservazione indicando RdC e Produttore del PdV.
Se abbiamo fatto compilare la nomina del RDC entro gennaio 2022 (come da vs indicazioni di un anno fa circa) se ora viene modificata cosa accade? Quali obblighi ha il precedente Responsabile fino alla data della nuova nomina? Il manuale deve essere compilato da entrambi? Nel caso in cui si renda necessario variare il RdC ciò può essere fatto con una revoca formale e una nuova nomina formale da parte del Titolare. Le informazioni del nuovo RdC devono essere riportate in DocEasy. Il precedente RdC, benché non più in carica, resta responsabile per i documenti conservati negli anni in cui ha ricoperto il ruolo di RdC. Con il cambio di RdC quest’ultimo dovrà aggiornare il manuale già predisposto dal precedente responsabile oppure generarne uno nuovo all’interno di DocEasy.
Avevamo già fatto la configurazione della nomina per tutti i Clienti come indicato da Alias Group entro fine 2021 ma a questo punto sicuramente la nomina verrà modificata. Non era stato chiarito dei vari obblighi e delle varie opzioni possibili. È sempre possibile nominare un nuovo Responsabile in caso di variazione del soggetto che deve ricoprire il ruolo di RdC.
Perché A.d.E. ha anche il ruolo di responsabile della conservazione? Alla data in cui si risponde a questa domanda sia le condizioni di utilizzo del servizio sia il manuale della conservazione, disponibili sul sito web dell’Agenzia delle Entrate, non risultano essere conformi con le attuali linee guida emanate da AGID.
Chi è Il soggetto produttore? Il produttore dei PdV è una persona fisica con accesso a DocEasy responsabile della produzione del pacchetto di versamento e del trasferimento del suo contenuto al sistema di conservazione. Questo significa che deve verificare che tutti i documenti siano presenti all’interno di DocEasy e che tutti siano stati effettivamente conservati. È la persona che verrà contattata in caso di problemi o anomalie nel corso del processo e che potrà intervenire insieme al RdC per risolverli e consentire al sistema di concludere il processo di conservazione.
Validità della nomina del RdC
La nomina del responsabile fatta entro dicembre 2021 è sempre valida o bisogna provvedere a fare nuova nomina? È valida fino a revoca. Solo nominando un nuovo RdC viene chiuso il mandato del RdC precedente.
La carica RdC è annuale? È valida fino a revoca. Solo nominando un nuovo RdC viene chiuso il mandato del RdC precedente.
Se l’archiviazione dei documenti 2021 non è ancora stata fatta e se viene fatta la revoca al titolare a favore del soggetto esterno, l’adempimento ricade sul nuovo responsabile, corretto? Corretto, ogni RdC è responsabile per i documenti conservati durante il suo mandato.
DocEasy per il Responsabile della Conservazione
Il manuale viene creato in DocEasy una volta impostati i vari ruoli, è corretto? Se sì, il manuale generato viene conservato a norma direttamente da DocEasy, oppure deve essere mandato in conservazione da qualcuno?
Il manuale deve essere generato dal Responsabile della Conservazione. Può farlo attraverso la pagina dedicata in DocEasy che lo facilita in questo compito ma solo dopo aver effettuato le varie configurazioni. Il RdC può solo generare il manuale e scaricarlo, successivamente sarà presente la funzionalità di invio automatico in conservazione
Il titolare di una piccola azienda che ad inizio 2022 sulla pagina di DocEasy si è autonominato RdC ma oggi non ha più intenzione di assolvere tale ruolo è responsabile della conservazione per l’anno 2022? Oppure se decide oggi di nominare il Partner la precedente nomina si considera revocata? Il RdC è responsabile per le conservazioni che sono avvenute durante la sua nomina. Ad esempio, nei prossimi mesi conserveremo i documenti relativi all’anno fiscale 2021: se il Cliente ha caricato in DocEasy i documenti relativi all’anno fiscale 2021 e se la conservazione avvenisse prima che venga indicato un nuovo Responsabile il titolare avrà responsabilità sui documenti conservati relativi all’anno fiscale 2021.
Quali sono i tempi di archiviazione a norma? Si parla di 3 mesi dalla data della dichiarazione dei redditi (compatibilmente con gli slittamenti non esiste una data certa?). La data certa è quella indicata, “3 mesi dalla data dell’ultima dichiarazione annuale” quindi la conservazione dei documenti relativi all’anno fiscale 2021 va chiusa entro il 28 febbraio 2023. In caso di proroga del termine sarà nostra cura avvisarvi.