Sulla spinta fornita dalla fatturazione elettronica, sempre più aziende si dimostrano interessate alla conservazione digitale dei documenti fiscalmente rilevanti al fine di risparmiare tempo e ridurre immediatamente i costi di gestione e archiviazione. Le nuove tecnologie cloud permettono infatti di accelerare i processi di conservazione sostitutiva rendendola pratica e veloce, eliminando così le dispendiose attività di stampa e liberando gli spazi fisici destinati all’archiviazione dei documenti cartacei. La nostra soluzione inoltre permette di trasferire la responsabilità della conservazione dei registri a terzi sgravando l’amministratore dell’azienda da tutte le responsabilità civili e penali derivanti dalla perdita o il danneggiamento di documenti depositati.
Cos’è la conservazione elettronica
Diversamente dal contesto cartaceo, in ambiente digitale i criteri per una corretta conservazione documentale devono ovviamente essere basati non più sul tipo di supporto, ma sul presidio del contenuto. La conservazione elettronica dei documenti informatici, dunque, è un processo che si serve di soluzioni informatiche al fine di assicurare a lungo termine il mantenimento del valore giuridico, delle caratteristiche di integrità ed autenticità, ma anche l’accesso e la leggibilità ai documenti informatici oggetto di conservazione.
Come si fa la conservazione elettronica
Nello specifico, il processo di conservazione elettronica deve presidiare sia la cosiddetta bit preservation, cioè la capacità di preservare i bit come erano stati originariamente registrati, ma soprattutto la logical preservation, intesa come la possibilità di comprendere e utilizzare anche in futuro le informazioni contenute nel documento. In argomento, però, occorre precisare che il riferimento al “documento informatico”, ovviamente, non può essere inteso solo in riferimento a un .pdf o all’immagine digitale di un documento cartaceo acquisita con lo scanner, ma – in un’ottica dinamica, strutturata e multicanale – sono da considerare documenti informatici anche i flussi informativi di dati giuridicamente rilevanti, ovviamente opportunamente resi statici e immodificabili, anche attraverso sistemi di conservazione. In tal senso, anche l’art. 3 di eIDAS (Regolamento 910/2014/UE) definisce un documento elettronico come “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.
Cos’è la conservazione sostitutiva
La normativa prevede anche la possibilità di procedere alla cosiddetta “conservazione sostitutiva”, assolvendo così agli obblighi di conservazione di documenti originariamente analogici mediante loro copie informatiche.
Le norme per la conservazione elettronica
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs 82/2005) afferma chiaramente che gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida (art. 43 D.Lgs 82/2005 così come modificato dal D.Lgs 217/2017). Sempre il CAD stabilisce che il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida (art. 44, comma 1-ter, D.Lgs 82/2005 così come modificato dal D.Lgs 217/2017). Per espressa previsione del comma 10 dell’art. 65 del D.Lgs 217/2017, inoltre, fino all’emanazione di tali Linee guida, restano efficaci le Regole tecniche approvate con DPCM 3 dicembre 2013 (improntate sullo standard ISO 14721, relativo al modello OAIS).
La nostra soluzione per la conservazione digitale offre ancora di più
permettendo di:
- abbattere i costi di stampa, archiviazione e conservazione nel tempo
- accedere alla piattaforma di conservazione NDH (NTS Digital Hub) per la consultazione dei documenti
- inserire i documenti generati dal software gestionale Business Experience o caricare manualmente qualsiasi altro tipo di documento firmato digitalmente