Nell’ambito della tentata vendita, della raccolta ordini e della logistica, quando è necessario rilasciare un qualsiasi tipo di documento, si ricorre a carta con caratteristiche fisiche particolari. La maggior parte delle stampanti per uso mobile in commercio utilizza la modalità di stampa termica.
Lunghezza
La carta termica viene avvolta in rotoli e la lunghezza varia mediamente tra i 15 ed i 32 metri. Questa lunghezza è direttamente collegata al diametro finale del rotolo e deve essere proporzionale allo spazio disponibile nella stampante impiegata.
Larghezza
La larghezza è normalmente misurata in pollici : i formati più comuni per il mercato della tentata vendita e della raccolta ordini sono i 3 e 4 pollici. Questo formato di carta è consigliato quando è richiesta l’emissione di documenti fiscali o comunque quando la quantità dei dati da riportare è rilevante. Formati più piccoli sono di solito utilizzati in altri settori quali biglietteria, parcheggi, lettura contatori, etc..
Grammatura
Il peso della carta utilizzata con queste stampanti può variare indicativamente dai 55 agli 80 grammi. Ovviamente una carta più pesante ha una durata e aspetto migliori ma con un costo decisamente più alto.
Separatore di pagina
Alcune stampanti unite ai software applicativi adottati, richiedono l’utilizzo di carta prestampata. In particolare, alcuni sistemi necessitano del cosiddetto “blackmark”, un quadratino nero, prestampato a distanza fissa, che indica alla stampante a quale lunghezza considerare la pagina terminata. I software più evoluti gestiscono la lunghezza del foglio con un algoritmo e senza richiedere la presenza di tali indicatori.
Conservazione
I documenti emessi in tentata vendita ed in particolare le bolle di accompagnamento, le fatture e le note di credito, devono essere conservate per almeno 10 anni. Per arrivare a questo risultato è necessario utilizzare carte specifiche garantite dal produttore 10 anni e la conservazione stessa del documento stampato deve avvenire in ambienti freschi e con scarsa luminosità.
Archiviazione digitale sostitutiva
Per le aziende che hanno grandi volumi di documenti fiscali emessi è possibile ovviare al maggior costo della carta a lunga conservazione ricorrendo all’archiviazione documentale sostitutiva. L’investimento iniziale necessario a realizzare l’infrastruttura, viene riassorbito progressivamente dal minor costo della carta impiegata. E’ sufficiente in questo caso carta normale non garantita, anche per documenti fiscali, in quanto periodicamente tutti questi documenti verranno acquisiti digitalmente e il supporto cartaceo stresso potrà essere distrutto. Per facilitare l’acquisizione in questi casi la stampa viene completata con un barcode ( o una stringa OCR ) che identifica univocamente il documento stesso. In questa pagina del sito abbiamo approfondito l’argomento.